Polska Grupa SW Przedsiębiorstwo Państwowe - Klauzule informacyjne

1.   Podstawowe podejście do przetwarzania danych osobowych 

Polska Grupa SW Przedsiębiorstwo Państwowe (dalej: PGSW) przywiązuje szczególną wagę do poszanowania prywatności osób, których dane osobowe przetwarza, bez względu na to, czy zostały one pozyskane bezpośrednio od osoby, której dotyczą, czy z innych źródeł. Niniejszy dokument dostarcza osobom, których dane osobowe przetwarza PGSW podstawowe informacje na temat sposobów ich pozyskiwania, przetwarzania oraz zabezpieczania. Szczegółowe informacje na temat przetwarzania danych osobowych osób fizycznych dostępne są w odrębnych klauzulach informacyjnych przedstawianych przez PGSW podczas pozyskiwania danych osobowych.

W każdym przypadku PGSW przetwarza dane osobowe zgodnie z prawem, rzetelnie i świadomie, zachowując przejrzystość w obszarze wykorzystywania danych zgodnie z celem, dla którego zostały zebrane oraz z zapewnieniem nadzoru nad poszczególnymi czynnościami ich przetwarzania, zapewniając jednocześnie osobom których dane przetwarza pełne prawo kontroli ich danych osobowych.

2.   Administrator danych osobowych

W procesach przetwarzania danych osobowych, w których PGSW jest podmiotem decydującym o celach i środkach przetwarzania tych danych posiada on status administratora danych w rozumieniu art. 4 pkt 7) Rozporządzenia UE 679/2016 z dnia 27 kwietnia 2016r. (dalej: RODO). PGSW jako administrator danych reprezentowany jest przez Dyrektora przedsiębiorstwa. PGSW działa jako przedsiębiorstwo państwowe na podstawie statutu oraz obowiązujących przepisów prawa.

Główna siedziba przedsiębiorstwa mieści się w Warszawie przy ul. Kocjana 3, 01-473 Warszawa.

Dane kontaktowe do administratora to:

Polska Grupa SW Przedsiębiorstwo Państwowa,

ul. Antoniego Kocjana 3,

01-473 Warszawa, nr KRS: 0000079949

Kontakt do administratora możliwy jest za pośrednictwem poczty elektronicznej dostępnej pod adresem e-mail: sekretariat@pgsw.pl lub w siedzibie głównej przedsiębiorstwa.

3.   Pozyskiwanie danych osobowych

Dane osobowe PGSW zbiera bezpośrednio od osób których dane dotyczą w ramach procesów związanych z działalnością statutową przedsiębiorstwa, tj.:

a) rekrutacją i zatrudnieniem pracowników,

b) zatrudnieniem osób skazanych w ramach prowadzenia oddziaływań penitencjarnych oraz  resocjalizacyjnych wobec tych osób,

c) współpracą z kontrahentami lub instytucjami,

d) realizacją zamówień na rzecz osadzonych,

e) świadczeniem usług serwisu samochodowego,

f) współpracą z podmiotami świadczącymi usługi na rzecz PGSW,

g) współpracą z instytucjami na rzecz których PGSW realizuje zadania publiczne określone statutem,

h) kierowaną korespondencją do PGSW,

i) innymi procesami zachodzącymi w PGSW.

4.  Zakres, cel i podstawa prawna przetwarzania danych osobowych

PGSW przetwarza dane osobowe wyłącznie dla określonych i zgodnych z prawem celów, przede wszystkim określonych w statucie przedsiębiorstwa i przepisach prawa. W zależności od celu przetwarzania (rodzaju usługi/ zadania publicznego), a także kategorii osób (klient, wykonawca, podwykonawca, osoba skazana, osoba kontaktowa, oferent) zakres zbieranych danych może się różnić, jednakże w każdym przypadku uwzględniana jest zasada celowości, minimalizacji danych oraz ich ochrony domyślnej. 

Postanowienia dotyczące warunków świadczenia poszczególnych usług mogą opisywać w sposób odrębny zasady przetwarzania danych osobowych poszczególnych kategorii osób, w takiej sytuacji szczegółowe warunki mogą mieć nadrzędny lub uzupełniający charakter względem niniejszej informacji.

W zależności od kategorii osób, których dane dotyczą, rodzaju oferowanych usług oraz podstawy zbierania danych (na podstawie zgody lub przepisu prawa) przekazywane są odpowiednie klauzule zawierające informacje na temat przetwarzania danych osobowych informując tym samym osoby zainteresowane o zakresie, celu i podstawie przetwarzania danych.

Głównym celem przetwarzania danych osobowych jest realizacja zadań publicznych określonych w statucie Polskiej Grupy SW Przedsiębiorstwo Państwowe z dnia 9 stycznie 2023 zatwierdzonym przez Ministra Sprawiedliwości zgodnie z zarządzeniem z dnia 9 stycznia 2023 r. oraz obowiązków określonych w przepisach prawa, np. kodeks karny wykonawczy, ustawa o służbie więziennej, co na gruncie RODO stanowi podstawę określoną w art. 6 ust. 1 lit. c).

Dane osobowe przetwarzane są także w celu zatrudnienia pracowników zgodnie z przepisami kodeksu pracy, co stanowi w przepisach RODO podstawę określoną w art. 6 ust 1 lit. b),

Dane osobowe przetwarzane są w celu realizacji umów, w ramach których PGSW dostarcza usługi i towary, co stanowi w przepisach RODO podstawę określoną w art. 6 ust. 1 lit. f),

W przypadku rozliczeń należności publicznoprawnych podstawą przetwarzania przez nas danych osobowych jest art. 6 ust 1 lit. c).

Dane osobowe przetwarzane są w celu kontaktu z osobami i podmiotami w związku z prowadzoną działalnością statutową, usługowo handlową i produkcyjną, co stanowi w przepisach RODO podstawę określoną w art. 6 ust. 1 lit. f).

Dane osobowe przetwarzane są również w związku z przesyłaną korespondencją, co stanowi w przepisach RODO podstawę określoną odpowiednio w art. 6 ust. 1 lit. a) lub f).

5.   Obowiązek podania danych osobowych Administratorowi.

W przypadku realizacji celów w których podstawą przetwarzania jest zgoda, nie wymaga się od nikogo podania danych osobowych. W tym zakresie występuje pełna dobrowolność, jednak aby móc realizować te cele wyrażona zgoda i podanie danych jest niezbędne.

W przypadku, gdy dane osobowe przetwarzane są w związku z realizacją umowy podanie danych jest również dobrowolne jednakże niezbędne do jej zawarcia. Jeśli z jakiegoś powodu strona umowy (kontrahent, współpracownik) nie przekaże wymaganych danych osobowych, nie dojdzie do zawarcia  umowy.

W przypadku zatrudnienia osób podanie danych jest obowiązkowe w zakresie określonym przepisami kodeksu pracy.

Tam gdzie realizujemy swój obowiązek statutowy lub obowiązek nałożony przepisami prawa podanie danych jest obowiązkowe i wynika z tych przepisów. Np. w przypadku danych zbieranych do rozliczeń należności publicznoprawnych wynikających z przepisów podatkowych.

6.   Uprawnienia wobec Administratora przysługują osobom w zakresie przetwarzanych danych

PGSW gwarantuje możliwość realizacji żądań w zakresie praw przysługujących osobom których dane dotyczą, wynikających z przepisów RODO, tj. żądania realizacji:

a) prawa dostępu do danych,

b) prawa do sprostowania lub usunięcia danych, jeżeli są one niekompletne, nieaktualne, nieprawdziwe albo zostały zebrane z naruszeniem prawa lub są już zbędne do realizacji celu, dla którego zostały zebrane,

c) prawa ograniczenia przetwarzania danych,

d) prawa do przenoszenia danych,

e) prawa poprawiania, żądania uzupełnienia, uaktualnienia,

f) prawa do cofnięcia zgody,

g) prawa do czasowego lub stałego wstrzymania przetwarzania danych,

h) prawa niepodlegania zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym w oparciu
o profilowanie,

i) prawa wniesienia pisemnego żądania zaprzestania przetwarzania danych, o ile dane przetwarzane są w związku z wcześniej wyrażoną zgodą w celach innych niż ta którą wyrażono, lub w związku z umową ew. przepisami prawa.

Osoba której dane osobowe PGSW przetwarza ma również prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (adres: ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).

7.   Odbiorcy danych osobowych

Odbiorcami dane osobowe w zależności od celów w jakich są przetwarzane są wyłącznie podmioty uprawnione do ich otrzymania na podstawie obowiązujących przepisów prawa. Np. dane związane z zatrudnieniem udostępniamy do ZUS, US, medycyna pracy. Dane związane z realizacją odpowiednich praw osób skazanych dyrektorom służby więziennej. Instytucjom nadzorowanym przez ministra właściwego ds. sprawiedliwości w związku z realizacją usług na rzecz tych podmiotów, a także ministrowi właściwemu do spraw sprawiedliwości.

Odbiorcami danych osobowych są również podmioty, którym PGSW przekazuje dane osobowe w związku z dostarczanymi usługami świadczonymi przez te podmioty na przecz PGSW, na podstawie odpowiednio zawartych umów uprawniających te podmioty do przetwarzania przekazanych danych osobowych.

8.   Okres przetwarzania danych osobowych

Dane  osobowe przetwarzane są w PGSW nie dłużej niż jest to konieczne do realizacji celów, dla których je zgromadzono, z zastrzeżeniem, że w sytuacji gdy obowiązujące przepisy prawa wymagają ich dłuższego przechowywania (np. dla rozliczeń finansowo – księgowych lub archiwizacji dokumentacji) dane przechowywane są przez czas przewidziany w przepisach szczególnych. I tak np.:

a) w przypadku przetwarzania danych w związku z zatrudnieniem przez okres zatrudnienia w naszej jednostce oraz przez 50 lat od jego zakończenia,

b) w przypadku przetwarzania danych w związku z zawartą umową cywilnoprawną przez czas obowiązywania umowy, a po jej rozwiązaniu do upływu okresu przedawnienia roszczeń wynikającego z przepisów prawa,

c) w przypadku przetwarzania danych na podstawie zgody przez okres do ustania celu przetwarzania, cofnięcia zgody lub wniesienia sprzeciwu.

9.   Przekazywanie danych osobowych do państw spoza EOG

PGSW nie przekazuje danych osobowych do państw spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego, z wyjątkiem danych które są publicznie dostępne za pomocą sieci Internet w ramach strony internetowej, o ile jest ona dostępna poza tym obszarem.

10.  Przetwarzanie automatyczne w tym poprzez profilowanie.

W PGSW nie przetwarza się danych osobowych w sposób oparty na zautomatyzowanym podejmowaniu decyzji w tym w oparciu o profilowania, wywołujący wobec osób skutki prawne lub w podobny sposób istotnie wpływający na ich sytuację.

Profilowanie danych osobowych przez Administratora polega na przetwarzaniu danych  w ramach procesu rekrutacji, poprzez wykorzystywanie pozyskanych danych do ich oceny pod względem przyjętych dla danej rekrutacji kryteriów, w szczególności czy osoba ubiegająca się o przyjęcie spełnia określone wymagania i w jakim stopniu.

11.  Cofnięcie zgody na przetwarzanie danych osobowych

W przypadku przetwarzania danych na podstawie zgody, wyrażone zgody mogą zostać cofnięte w dowolnym momencie bez podania żadnych przyczyn dotyczących jej cofnięcia. Oświadczenie w sprawie cofnięcia zgody należy przesłać na adres e-mail: sekretariat@pgsw.pl lub przesyłając żądanie na adres siedziby przedsiębiorstwa.

Jednocześnie informujemy, że cofnięcie zgody nie ma wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.

W przypadku oświadczenia telefonicznego zastrzegamy sobie prawo dodatkowej weryfikacji osoby w celu określenia jej tożsamości.

12.  Pliki cookies

PGSW w związku z udostępnianiem zawartości serwisu internetowego stosuje tzw. cookies, tj. informacje zapisywane przez serwery na urządzeniu końcowym użytkownika, które serwery mogą odczytać przy każdorazowym połączeniu się z tego urządzenia końcowego, może także używać innych technologii o funkcjach podobnych lub tożsamych z cookies.

Szczegółowe informacje na ten temat dostępne są w Polityce cookies: https://pgsw.pl/pliki-cookie

13.  Zabezpieczenie danych osobowych

PGSW stosuje środki techniczne i organizacyjne w celu zabezpieczenia przetwarzanych danych osobowych, odpowiednie do zagrożeń oraz kategorii przetwarzanych danych osobowych objętych ochroną, a w szczególności zabezpiecza je przed udostępnieniem osobom nieupoważnionym, zabraniem przez osobę nieuprawnioną, przetwarzaniem z naruszeniem przepisów oraz zmianą, utratą, uszkodzeniem lub zniszczeniem, mając jednocześnie na celu zapewnienie ich integralności, poufności, rozliczalności i dostępności.

14.  Kontakt do IOD w sprawie informacji o przetwarzaniu danych osobowych w PGSW 

W sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych w PGSW prosimy o kontakt z wyznaczonym inspektorem danych osobowych. Dane kontaktowe:

IOD: Tomasz Tołpa

adres e-mail: iod@pgsw.pl,

adres pocztowy: Inspektor Ochrony Danych, PGSW Przedsiębiorstwo Państwowe ul. Kocjana 3, 01-473 Warszawa.